Introdução
Em dezembro de 2016, uma empresa especializada em gestão de energia contactou a Consultoria RH Junior com o intuito de obter uma solução estratégica para o problema que enfrentava ligado à gestão de pessoas.
Com cerca de 30 colaboradores, a empresa apresentava uma estrutura de Avaliação de Desempenho deficitária. As habilidades medidas eram específicas de acordo com cada área e cargo da empresa, no entanto, inicialmente essas habilidades foram determinadas sem embasamento e sem considerar especificidades das áreas, o que tornava o sistema de avaliação ineficaz. Passando por um processo de profissionalização em 2015 e tendo como meta triplicar seu faturamento em 5 anos, a empresa necessitava que essa deficiência fosse sanada.
Diante deste problema, a Consultoria RH Junior elaborou um novo plano de Avaliação de Desempenho para empresa, possibilitando um sistema melhor desenvolvido que levasse em consideração a opinião dos colaboradores, os quais vivem o cotidiano das áreas.
Desenvolvimento
1. Imersão & Entrevistas
A primeira etapa do projeto foi a Imersão. A imersão tem como objetivo possibilitar aos consultores maior conhecimento acerca da dinâmica e do funcionamento da empresa bem como seus funcionários. Além disso, na imersão foi estabelecido quais colaboradores deveriam ser entrevistados para que a Consultoria RH Junior elaborasse a Avaliação de Desempenho.
A equipe entrevistou todos os Diretores, Gerentes e Analistas da empresa para compreender quais, do ponto de vista de cada um, seriam as competências necessárias nos funcionários de cada departamento. Essas entrevistas foram importantes para explicitar a necessidade de cada área ter uma Avaliação de Desempenho diferente.
Com base nas entrevistas, os consultores mapearam as competências citadas para cada área, descrevendo detalhadamente qual era o comportamento esperado com cada uma delas.
2. Questionários
A segunda etapa do projeto consistiu na elaboração de questionários direcionados aos colaboradores de cada uma das áreas.
Através dos questionários enviados, os funcionários deveriam expor sua percepção acerca da Avaliação de Desempenho que era aplicada pela empresa. Além disso, foi demandado que os colaboradores classificassem por ordem de importância, de acordo com suas opiniões, as competências previamente citadas pelos diretores da empresa e mapeadas pelos consultores. Com isso, o ponto de vista dos funcionários também foi levado em consideração para definição daquilo que deveria ser englobado pela nova Avaliação de Desempenho.
3. Elaboração da nova estrutura da Avaliação de Desempenho
Uma vez levantados os dados com relação à relevância dada pelos funcionários para cada uma das competências, a equipe da Consultoria RH Junior elaborou a nova Avaliação de Desempenho, terceira etapa do projeto. A Avaliação de Desempenho é uma ferramenta de gestão de pessoas utilizada para medir o desempenho de um colaborador por meio da comparação entre competências, atitudes, prazos e metas esperadas e aquilo apresentado pelo funcionário.
Atendendo ao pedido feito pela empresa, foram selecionadas doze competências que seriam observadas, sendo dez delas competências básicas organizacionais e duas delas direcionadas para área de atuação do colaborador. Estas duas últimas teriam peso maior na avaliação.
Em seguida, com o objetivo de tornar a avaliação mais completa e metódica, as doze competências foram distribuídas no modelo CHAE – Conhecimento (“know-how” do funcionário que é valorizado pela empresa), Habilidade (aplicação do conhecimento do funcionário para produção de resultados), Atitude (pró-atividade do funcionário) e Entrega (qualidade dos entregáveis, custo e pontualidade).
Vale ressaltar que, durante essa etapa, uma professora de Gestão de Pessoas da Fundação Getulio Vargas – SP foi contactada para ajudar a equipe a validar o formato da Avaliação de Desempenho e verificar qual seria o método mais eficaz para a realidade da empresa.
4. Mudança de Plataforma
A quarta etapa do projeto consistiu na mudança da plataforma utilizada para elaboração e compilação das avaliações por parte da empresa. Até então era utilizada uma plataforma online que demandava da área de RH um gasto desnecessário de tempo para tabular e organizar as informações que recebe referentes às autoavaliações e avaliações de subordinados. Tudo era compilado manualmente.
Para resolver este problema, a solução apresentada pela Consultoria RH Junior, foi a transferência deste conteúdo para o Microsoft Excel, utilizando a ferramenta VBA (Virtual Basic for Applications) que, resumidamente, possibilita a aplicação de recursos de programação nas planilhas do Excel. Com isso, cada colaborador tinha acesso, por meio de uma senha pessoal, apenas à sua planilha de auto avaliação. Gerentes e diretores, além de preencher suas auto avaliações também tinham acesso às planilhas para avaliar seus subordinados. Por fim, a Diretora de Recursos Humanos da empresa tinha a possibilidade visualizar as avaliações de todos os colaboradores, entretanto não era necessário tabular, subir informações ou desenvolver gráficos, pois tudo já estava compilado e era feito automaticamente.
Conclusão
Após a reestruturação sofrida pela empresa em 2015, algumas lacunas foram deixadas na área de gestão de pessoas e uma nova avaliação de desempenho era necessária.
Com as informações coletadas por meio das entrevistas e questionários, a Consultoria RH Junior conseguiu captar o que era valorizado pelos colaboradores da empresa em cada área. A partir disso, elaborou uma Avaliação de Desempenho coerente com a atual fase de renovação da empresa, bem como com as expectativas e demandas da empresa acerca de seus funcionários.
Por fim, a solução estratégica apresentada não apenas possibilitará um melhor desenvolvimento de todos os colaboradores da empresa, visto que esses receberão feedbacks estruturados e pensados com base em critérios concretos, mas também a empresa terá a produtividade de sua área de recursos humanos potencializada com a nova plataforma introduzida.